Gestão de tempo: 4 dicas para melhorar a sua!

O dia parece pequeno para tantas tarefas? O problema pode estar na má gestão do tempo. Saiba mais!

O dia tem 24 horas, mas suas tarefas e responsabilidades parecem não acabar? Em um primeiro momento, é comum culpar a carga excessiva de trabalho, mas a verdade é que a falta de gestão de tempo merece um pouco mais de atenção.

Trata-se de um problema mais comum do parece e, provavelmente, você já chegou ao final do dia sem cumprir toda a sua agenda de trabalho. Então como superar esse desafio?

Para te ajudar, selecionamos 4 dicas infalíveis para você que precisa se organizar melhor e aproveitar com estratégia o tempo disponível. Confira!

1.    Planeje o seu dia

Não há como falar em gestão de tempo sem citar o planejamento. Afinal, essa é a base para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas e nada de importante seja ignorado ou esquecido.

Ainda assim, responda: você planejou seu dia de hoje? Muitas pessoas responderão que não ou que “mais ou menos”. A verdade é que aqui começa todo o projeto para aproveitar melhor o dia e garantir uma vida profissional e pessoal equilibrada.

Em geral, todos nós temos necessidades, responsabilidades e compromissos de diversas origens. Precisamos nos dedicar ao trabalho, mas também não podemos deixar de lado nossas relações sociais e familiares.

Assim, a melhor maneira de conciliar tudo isso e garantir o melhor aproveitamento do tempo disponível é por meio do planejamento.

O ideal é fazer um cronograma semanal das atividades, mas caso isso não seja possível, faça no dia anterior. Portanto, anote todos os compromissos para o dia seguinte, sejam eles pessoais ou profissionais e procure determinar prazos e horários para cada um deles.

Veja um exemplo:

• levar filho na escola (7h);
• ir para o trabalho (8h);
• conferir pendências do dia anterior (8h-9h);
• reunião com o gestor (9:30- 10:30);
• atendimento ao cliente a (11h);
• resolver problema do cliente que aguarda suporte (14h);
• happy hour com os amigos (19h).

2.    Defina prioridades

Se você fizer uma breve análise de todas as atividades que precisa realizar em seu dia a dia, verá que algumas são mais urgentes e, por isso, merecem um pouco mais de atenção e dedicação.

Isso significa que é preciso definir prioridades e trabalhar de maneira estratégica. Nesse sentido, prestar suporte a um cliente que está com dificuldade de usar o produto precisa ser uma de suas primeiras ações do dia.

Por outro lado, enviar e-mail para um colega de trabalho para saber se há algum andamento no projeto que estão trabalhando juntos e que será entregue no fim do mês, pode ficar para depois.

Perceba que não estamos dizendo que algumas tarefas deixarão de ser realizadas. Pelo contrário, todas entrarão no planejamento do dia, mas de acordo com um critério de urgência.

Enfim, compromissos que não exigem sua atenção imediata podem ser realizados assim que os pontos críticos estejam solucionados. Dessa maneira, você fica menos estressado e chega ao final do dia com a sensação de dever cumprido.

3.    Use a tecnologia à sua disposição

Como você faz sua gestão de tempo? Em um mundo tão moderno e repleto de recursos inovadores, é interessante aproveitar à tecnologia à sua disposição.

Anotar a agenda em um bloco de papel pode não ser tão eficiente, especialmente se for necessário fazer um atendimento em uma filial e deixá-lo no escritório. Sendo assim, pesquise e invista em organizadores online de tempo.

Com o apoio de um smartphone, é possível ter acesso a inúmeros aplicativos e plataformas que o ajudam a controlar e gerenciar melhor seu tempo.

Veja algumas sugestões:

• Trello — ajuda a acompanhar o andamento das tarefas, sendo possível delegar funções e definir prazos de entrega. É uma plataforma gratuita e muito útil;
• Artia — ajuda e controlar o tempo gasto em cada tarefa, emitindo alertas em caso de atrasos. Tem versão em português e pode ser testado gratuitamente;
• Operand — um completo sistema de gestão de projetos que pode integrar equipes a facilitar o acompanhamento das tarefas.

4.    Faça uma tarefa de cada vez

Por fim, nossa última dica para ajudá-lo a melhorar sua gestão de tempo diz respeito à maneira com que as tarefas precisam ser executadas.

É importante que você se dedique a cada obrigação por vez e evite iniciar uma nova atividade sem ter finalizado a anterior. Esse hábito prejudica sua produtividade e contribui para o aumento do estresse e da procrastinação.

Ainda que seja difícil terminar a tarefa, concentre-se e garanta que ela seja totalmente concluída. Assim, nenhuma obrigação será deixada de lado e as prioridades passarão a ser respeitadas.

Então o que fazer?

Para simplificar esse acompanhamento, além do uso dos recursos apresentados anteriormente, é interessante trabalhar com checklists. Dessa forma, você consegue registrar e visualizar quais ações forem feitas e quais ainda devem ser executadas.

Percebeu como a gestão de tempo pode ser mais fácil do que parece? Dessa maneira, com simples estratégias, é possível melhorar a organização do seu dia e garantir que todas as suas responsabilidades sejam cumpridas dentro do prazo ideal. Por isso, esperamos que as dicas sejam úteis e transformem a sua relação com o tempo.

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