5 passos para evitar multas!

Veja como evitar que sua empresa seja multada por uso indevido de softwares e sistemas.

Nenhuma empresa gosta de ser multada, não é mesmo? No entanto, muitos gestores e profissionais deixam de adotar medidas preventivas e acabam sendo surpreendidos com fiscalizações e penalizações por uso sem autorização de softwares.

Se esse tipo de situação já aconteceu em seu negócio, não se preocupe! Neste post, você conhecerá os 5 passos essenciais para evitar multas e garantir a produtividade de sua equipe. Quer aprender? Faça uma boa leitura!

A importância de não aderir à pirataria de softwares

Toda organização se preocupa com economia, mas é importante ser responsável e avaliar muito bem como o corte de gastos poderá ser realizado. Dentre as práticas menos indicadas, a pirataria de softwares merece destaque.

Isso significa que nem toda economia é válida, especialmente quando ela se baseia na violação de direitos autorais e de desenvolvimento. Quem insiste nessa prática, infelizmente, pode ser duramente penalizado.

Além de ser considerado um crime, o que pode gerar uma pena de 6 meses a 4 anos de prisão, a multa pela utilização de software irregular tem o potencial de afetar as finanças da empresa, uma vez que chega a ser até 3 mil vezes o valor do recurso por cada máquina em que foi instalado.

Em uma matemática simples, se o seu negócio tem 30 computadores com um software de R$400 instalado de forma irregular, poderá arcar com uma multa de até R$1,2 milhões.

Portanto, o mais prudente e inteligente é não aderir à pirataria. Além de ser uma prática que afeta sua credibilidade e imagem no mercado, as consequências podem ser sérias e irreversíveis.

Os 5 passos para evitar multas em sua empresa

Agora que você já entendeu a importância de atuar em conformidade com a lei e manter-se longe da prática de pirataria, pode estar se perguntando: como evitar que isso ocorra em minha empresa?

Em muitos casos, a decisão de infringir a lei é espontânea, mas há a possibilidade de que o descuido ou a falta de gestão coloquem a empresa em uma situação de irregularidade. Veja, a seguir, 5 passos para superar esse desafio!

1.      Guarde as notas fiscais relacionadas às licenças

O primeiro passo para evitar qualquer problema é guardar as notas fiscais referentes às licenças dos softwares que sua empresa utiliza. Isso porque, em caso de fiscalização, será possível comprovar com rapidez a regularidade da empresa.

Obviamente, essa pode não ser uma tarefa fácil para todas as empresas, principalmente para aqueles de médio e grande porte que têm muitos computadores e sistemas para gerenciar. No entanto, é importante se dedicar a essa tarefa.

Uma boa estratégia é digitalizar esses documentos e armazená-los na nuvem. Dessa forma, quando necessário, basta acessar o arquivo. Tudo isso com rapidez, segurança e eficiência.

2.      Fique atento aos e-mails enviados pela Microsoft

Com a transformação digital, as empresas passaram a usar softwares com muito mais frequência. Atualmente, é muito difícil encontrar um negócio que seja administrado sem o apoio de recursos tecnológicos, especialmente um sistema operacional da Microsoft.

Entretanto, desde 2013, a empresa está intensificando suas ações fiscalizatórias e aprimorando suas estratégias para detectar programas piratas e fraudes.

Por isso, o segundo passo para evitar problemas é ficar atento à sua caixa de e-mails e responder as mensagens encaminhadas pela empresa e seus parceiros. Não ignore os alertas e procure regularizar a situação o quanto antes.

3.      Invista em gestão de ativos de TI

Sua empresa já investe em gestão de ativos de TI? Esse processo é fundamental para evitar multas e pode ajudá-lo a ter um maior controle sobre a validade dos softwares utilizados em seu cotidiano.

Nesse contexto, é interessante conversar com funcionários do setor e tenha uma lista completa sobre os seguintes aspectos:

• quantidade de computadores da empresa;
• sistemas operacionais em uso;
• tamanho do servidor atual;
• período em que o backup é feito;
• contratos de licenciamento ativos.

Em síntese, sua tarefa será reunir o máximo de informações sobre os ativos de TI do negócio. Com todos esses dados em mãos, será mais fácil identificar situações de risco e prevenir punições das empresas desenvolvedoras de softwares.

4.      Mantenha o inventário de suas licenças atualizado

O quarto passo para garantir a conformidade de sua empresa e evitar problemas durante fiscalizações é a realização de inventários de todas as licenças adquiridas.

Apesar de muito importante, muitos negócios deixam esse processo de lado e não conhecem com precisão a sua real situação. Nessa fase, o importante é saber quantos contratos e licenças a empresa tem, garantindo que a informação seja a mais atualizada possível.

Esse controle pode ser feito com o auxílio de programas de gestão, sendo interessante que exista um sistema de alerta de vencimento e renovação de assinaturas. Com isso, as chances de operar de maneira irregular serão bem reduzidas.

5.      Só compre softwares de parceiros confiáveis

Por fim, sempre que for adquirir licenças e softwares, pesquise e confie em bons parceiros. Em outras palavras, evite comprar de empresas desconhecidas e que não comprovem sua condição de representante autorizado.

Há casos em que os preços ofertados são interessantes, mas o risco de estar investindo em um sistema pirata por engano existe. Por isso, adote uma postura preventiva e sempre verifique a credibilidade e competência do fornecedor.

Seguindo esse último passo, a empresa enfrentará menos problemas com os sistemas e conseguirá comprovar a regularidade de seus contratos em caso de fiscalização.

Os 5 passos para evitar multas que você acabou de conhecer são essenciais para manter qualquer negócio livre desse problema. Na era da transformação digital, investir em tecnologia é conquistar um diferencial competitivo, mas é preciso garantir que tudo esteja conforme a lei. Por isso, não deixe de colocar em prática o que aprendeu!

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