Veja como evitar que sua empresa seja multada por uso indevido de softwares e sistemas.
Nenhuma empresa gosta de ser multada, não é mesmo? No entanto, muitos gestores e profissionais deixam de adotar medidas preventivas e acabam sendo surpreendidos com fiscalizações e penalizações por uso sem autorização de softwares.
Se esse tipo de situação já aconteceu em seu negócio, não se preocupe! Neste post, você conhecerá os 5 passos essenciais para evitar multas e garantir a produtividade de sua equipe. Quer aprender? Faça uma boa leitura!
A importância de não aderir à pirataria de softwares
Toda organização se preocupa com economia, mas é importante ser responsável e avaliar muito bem como o corte de gastos poderá ser realizado. Dentre as práticas menos indicadas, a pirataria de softwares merece destaque.
Isso significa que nem toda economia é válida, especialmente quando ela se baseia na violação de direitos autorais e de desenvolvimento. Quem insiste nessa prática, infelizmente, pode ser duramente penalizado.
Além de ser considerado um crime, o que pode gerar uma pena de 6 meses a 4 anos de prisão, a multa pela utilização de software irregular tem o potencial de afetar as finanças da empresa, uma vez que chega a ser até 3 mil vezes o valor do recurso por cada máquina em que foi instalado.
Em uma matemática simples, se o seu negócio tem 30 computadores com um software de R$400 instalado de forma irregular, poderá arcar com uma multa de até R$1,2 milhões.
Portanto, o mais prudente e inteligente é não aderir à pirataria. Além de ser uma prática que afeta sua credibilidade e imagem no mercado, as consequências podem ser sérias e irreversíveis.
Os 5 passos para evitar multas em sua empresa
Agora que você já entendeu a importância de atuar em conformidade com a lei e manter-se longe da prática de pirataria, pode estar se perguntando: como evitar que isso ocorra em minha empresa?
Em muitos casos, a decisão de infringir a lei é espontânea, mas há a possibilidade de que o descuido ou a falta de gestão coloquem a empresa em uma situação de irregularidade. Veja, a seguir, 5 passos para superar esse desafio!
1. Guarde as notas fiscais relacionadas às licenças
O primeiro passo para evitar qualquer problema é guardar as notas fiscais referentes às licenças dos softwares que sua empresa utiliza. Isso porque, em caso de fiscalização, será possível comprovar com rapidez a regularidade da empresa.
Obviamente, essa pode não ser uma tarefa fácil para todas as empresas, principalmente para aqueles de médio e grande porte que têm muitos computadores e sistemas para gerenciar. No entanto, é importante se dedicar a essa tarefa.
Uma boa estratégia é digitalizar esses documentos e armazená-los na nuvem. Dessa forma, quando necessário, basta acessar o arquivo. Tudo isso com rapidez, segurança e eficiência.
2. Fique atento aos e-mails enviados pela Microsoft
Com a transformação digital, as empresas passaram a usar softwares com muito mais frequência. Atualmente, é muito difícil encontrar um negócio que seja administrado sem o apoio de recursos tecnológicos, especialmente um sistema operacional da Microsoft.
Entretanto, desde 2013, a empresa está intensificando suas ações fiscalizatórias e aprimorando suas estratégias para detectar programas piratas e fraudes.
Por isso, o segundo passo para evitar problemas é ficar atento à sua caixa de e-mails e responder as mensagens encaminhadas pela empresa e seus parceiros. Não ignore os alertas e procure regularizar a situação o quanto antes.
3. Invista em gestão de ativos de TI
Sua empresa já investe em gestão de ativos de TI? Esse processo é fundamental para evitar multas e pode ajudá-lo a ter um maior controle sobre a validade dos softwares utilizados em seu cotidiano.
Nesse contexto, é interessante conversar com funcionários do setor e tenha uma lista completa sobre os seguintes aspectos:
- quantidade de computadores da empresa;
- sistemas operacionais em uso;
- tamanho do servidor atual;
- período em que o backup é feito;
- contratos de licenciamento ativos.
Em síntese, sua tarefa será reunir o máximo de informações sobre os ativos de TI do negócio. Com todos esses dados em mãos, será mais fácil identificar situações de risco e prevenir punições das empresas desenvolvedoras de softwares.
4. Mantenha o inventário de suas licenças atualizado
O quarto passo para garantir a conformidade de sua empresa e evitar problemas durante fiscalizações é a realização de inventários de todas as licenças adquiridas.
Apesar de muito importante, muitos negócios deixam esse processo de lado e não conhecem com precisão a sua real situação. Nessa fase, o importante é saber quantos contratos e licenças a empresa tem, garantindo que a informação seja a mais atualizada possível.
Esse controle pode ser feito com o auxílio de programas de gestão, sendo interessante que exista um sistema de alerta de vencimento e renovação de assinaturas. Com isso, as chances de operar de maneira irregular serão bem reduzidas.
5. Só compre softwares de parceiros confiáveis
Por fim, sempre que for adquirir licenças e softwares, pesquise e confie em bons parceiros. Em outras palavras, evite comprar de empresas desconhecidas e que não comprovem sua condição de representante autorizado.
Há casos em que os preços ofertados são interessantes, mas o risco de estar investindo em um sistema pirata por engano existe. Por isso, adote uma postura preventiva e sempre verifique a credibilidade e competência do fornecedor.
Seguindo esse último passo, a empresa enfrentará menos problemas com os sistemas e conseguirá comprovar a regularidade de seus contratos em caso de fiscalização.
Os 5 passos para evitar multas que você acabou de conhecer são essenciais para manter qualquer negócio livre desse problema. Na era da transformação digital, investir em tecnologia é conquistar um diferencial competitivo, mas é preciso garantir que tudo esteja conforme a lei. Por isso, não deixe de colocar em prática o que aprendeu!
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O dia parece pequeno para tantas tarefas? O problema pode estar na má gestão do tempo. Saiba mais!
O dia tem 24 horas, mas suas tarefas e responsabilidades parecem não acabar? Em um primeiro momento, é comum culpar a carga excessiva de trabalho, mas a verdade é que a falta de gestão de tempo merece um pouco mais de atenção.
Trata-se de um problema mais comum do parece e, provavelmente, você já chegou ao final do dia sem cumprir toda a sua agenda de trabalho. Então como superar esse desafio?
Para te ajudar, selecionamos 4 dicas infalíveis para você que precisa se organizar melhor e aproveitar com estratégia o tempo disponível. Confira!
1. Planeje o seu dia
Não há como falar em gestão de tempo sem citar o planejamento. Afinal, essa é a base para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas e nada de importante seja ignorado ou esquecido.
Ainda assim, responda: você planejou seu dia de hoje? Muitas pessoas responderão que não ou que “mais ou menos”. A verdade é que aqui começa todo o projeto para aproveitar melhor o dia e garantir uma vida profissional e pessoal equilibrada.
Em geral, todos nós temos necessidades, responsabilidades e compromissos de diversas origens. Precisamos nos dedicar ao trabalho, mas também não podemos deixar de lado nossas relações sociais e familiares.
Assim, a melhor maneira de conciliar tudo isso e garantir o melhor aproveitamento do tempo disponível é por meio do planejamento.
O ideal é fazer um cronograma semanal das atividades, mas caso isso não seja possível, faça no dia anterior. Portanto, anote todos os compromissos para o dia seguinte, sejam eles pessoais ou profissionais e procure determinar prazos e horários para cada um deles.
Veja um exemplo:
- levar filho na escola (7h);
- ir para o trabalho (8h);
- conferir pendências do dia anterior (8h-9h);
- reunião com o gestor (9:30- 10:30);
- atendimento ao cliente a (11h);
- resolver problema do cliente que aguarda suporte (14h);
- happy hour com os amigos (19h).
2. Defina prioridades
Se você fizer uma breve análise de todas as atividades que precisa realizar em seu dia a dia, verá que algumas são mais urgentes e, por isso, merecem um pouco mais de atenção e dedicação.
Isso significa que é preciso definir prioridades e trabalhar de maneira estratégica. Nesse sentido, prestar suporte a um cliente que está com dificuldade de usar o produto precisa ser uma de suas primeiras ações do dia.
Por outro lado, enviar e-mail para um colega de trabalho para saber se há algum andamento no projeto que estão trabalhando juntos e que será entregue no fim do mês, pode ficar para depois.
Perceba que não estamos dizendo que algumas tarefas deixarão de ser realizadas. Pelo contrário, todas entrarão no planejamento do dia, mas de acordo com um critério de urgência.
Enfim, compromissos que não exigem sua atenção imediata podem ser realizados assim que os pontos críticos estejam solucionados. Dessa maneira, você fica menos estressado e chega ao final do dia com a sensação de dever cumprido.
3. Use a tecnologia à sua disposição
Como você faz sua gestão de tempo? Em um mundo tão moderno e repleto de recursos inovadores, é interessante aproveitar à tecnologia à sua disposição.
Anotar a agenda em um bloco de papel pode não ser tão eficiente, especialmente se for necessário fazer um atendimento em uma filial e deixá-lo no escritório. Sendo assim, pesquise e invista em organizadores online de tempo.
Com o apoio de um smartphone, é possível ter acesso a inúmeros aplicativos e plataformas que o ajudam a controlar e gerenciar melhor seu tempo.
Veja algumas sugestões:
- Trello — ajuda a acompanhar o andamento das tarefas, sendo possível delegar funções e definir prazos de entrega. É uma plataforma gratuita e muito útil;
- Artia — ajuda e controlar o tempo gasto em cada tarefa, emitindo alertas em caso de atrasos. Tem versão em português e pode ser testado gratuitamente;
- Operand — um completo sistema de gestão de projetos que pode integrar equipes a facilitar o acompanhamento das tarefas.
4. Faça uma tarefa de cada vez
Por fim, nossa última dica para ajudá-lo a melhorar sua gestão de tempo diz respeito à maneira com que as tarefas precisam ser executadas.
É importante que você se dedique a cada obrigação por vez e evite iniciar uma nova atividade sem ter finalizado a anterior. Esse hábito prejudica sua produtividade e contribui para o aumento do estresse e da procrastinação.
Ainda que seja difícil terminar a tarefa, concentre-se e garanta que ela seja totalmente concluída. Assim, nenhuma obrigação será deixada de lado e as prioridades passarão a ser respeitadas.
Então o que fazer?
Para simplificar esse acompanhamento, além do uso dos recursos apresentados anteriormente, é interessante trabalhar com checklists. Dessa forma, você consegue registrar e visualizar quais ações forem feitas e quais ainda devem ser executadas.
Percebeu como a gestão de tempo pode ser mais fácil do que parece? Dessa maneira, com simples estratégias, é possível melhorar a organização do seu dia e garantir que todas as suas responsabilidades sejam cumpridas dentro do prazo ideal. Por isso, esperamos que as dicas sejam úteis e transformem a sua relação com o tempo.
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A computação em nuvem é um dos conceitos mais populares do mundo da tecnologia. Saiba mais sobre ela neste post!
Quem atua na área de tecnologia ou tem interesse por esse universo, certamente já ouviu falar na cloud computing. Presente no dia a dia de muitas pessoas, ela é uma forte tendência para os próximos anos e pode mudar a maneira como você armazena e acessa dados.
Não é por acaso que frases como “mover arquivo para a nuvem” ou “salvar os arquivos na nuvem” estão sendo cada vez mais comuns. Mas, afinal, o que isso significa? Como, de fato, funciona a computação em nuvem?
Diante da importância do tema, decidimos preparar este artigo com informações e dicas fundamentais. Confira!
O que é cloud computing?
O cloud computing — computação em nuvem, em português — é uma tecnologia que permite aos usuários acessarem remotamente arquivos, softwares, aplicativos e dados por meio da internet.
Explicando melhor, com ele, é possível armazenar e conferir seus dados, documentos e sistemas, por exemplo, sem a necessidade de um computador pessoal ou servidor local.
Na prática, esses recursos, aplicações e informações estão guardados em um grande banco de dados externo, o que permite que sejam acessados e modificados por meio de qualquer computador, tablet ou smartphone.
Quais são as vantagens da computação em nuvem?
A tecnologia da informação e os próprios recursos passam por transformações impressionantes. Em pouco tempo, recursos deixam de ser inovadores e começam a ser considerados obsoletos.
Se voltarmos um pouco no tempo, veríamos um cenário bem diferente do atual, principalmente no que se refere ao armazenamento de dados.
Antes, era preciso investir em hardwares, downloads, sistemas operacionais e inúmeras licenças para ter o direito de usufruir de uma aplicação. Hoje, com a cloud computing, muita coisa mudou.
A computação em nuvem causou uma verdadeira revolução no cotidiano das empresas e, também, no do consumidor final. Por isso, é interessante destacarmos alguns de seus benefícios. Acompanhe!
Redução de gastos
A redução de gastos é um dos grandes pontos positivos da cloud computing. Isso porque, assim que ela é implementada, o usuário não precisará gastar com aquisição de poderosos hardwares, softwares, instalação e manutenção.
Otimização do espaço físico
Como o armazenamento dos arquivos, sistemas e recursos é feito na nuvem, há uma expressiva economia de espaço físico. Isso melhora a organização e gera um melhor aproveitamento do local disponível.
Flexibilidade
O espaço disponível na nuvem pode ser ampliado ou reduzido de acordo com as necessidades da empresa. Essa flexibilidade garante que o armazenamento e processamento de dados acompanhe o desenvolvimento do negócio.
Mobilidade
Por fim, é imprescindível mencionar que o cloud computing traz mais mobilidade ao cotidiano empresarial, uma vez que permite o acesso remoto aos recursos. Ou seja, independentemente de onde você estiver, basta um aparelho com acesso a internet para usufruir dessa tecnologia.
Como funciona o cloud computing?
Depois de todas as informações apresentadas, podemos detalhar melhor o funcionamento do cloud computing. Trata-se de um tema que gera dúvidas até mesmo em quem lida com o recurso diariamente e, por isso, é sempre importante estudar um pouco mais.
Em primeiro lugar, é preciso entender que a computação em nuvem usa um servidor remoto para realizar a conexão de um dispositivo aos recursos centralizados. Esse servidor pode estar em qualquer lugar do mundo e armazena tudo o que você precisa e deseja.
Com isso, já deu para entender que não importa onde você esteja, tampouco onde o servidor está localizado. Por meio da internet, essa distância é superada e tudo pode ser acessado. Mas isso não é tudo. Confira mais algumas informações importantes sobre o tema!
Os tipos de computação em nuvem
Você sabia que existem 3 tipos de computação em nuvem? Esse é um detalhe relevante e pode ajudá-lo a definir qual deles atende às suas necessidades e de sua empresa. Saiba mais!
Nuvem pública
A nuvem pública se caracteriza pelo armazenamento e operações que estão disponíveis para qualquer usuário que deseja contratá-los. Nesse caso, o cliente envia aquilo que deseja à nuvem e o provedor cuida da gestão, manutenção e segurança dos dados.
Em resumo, tudo está disponível na internet e é compartilhado por diversas pessoas ao mesmo tempo, ainda que separadamente. Por esse motivo, é uma opção mais barata e acessível.
Nuvem privada
A nuvem privada se caracteriza pela existência de uma infraestrutura interna na empresa, o que permite que o acesso seja dado apenas aos usuários escolhidos. Como isso, as possibilidades de personalização e suporte são mais específicas e adequadas à necessidade do negócio.
Esse é um tipo muito útil para organizações que se preocupam com a segurança de seus dados. Mas, naturalmente, requer um investimento maior para ser estruturada e gerenciada.
Nuvem híbrida
A nuvem híbrida reúne características dos dois modelos citados anteriormente. Na prática, a depender da demanda do usuário, é possível ter recursos e aplicações de forma pública e outros, mais estratégicos e sigilosos, de forma privada.
Essa combinação reduz os custos da contratação e garante um certo nível de segurança aos dados mais importantes. Portanto, é uma excelente opção para as empresas.
Os modelos de serviços de computação em nuvem
Além dos tipos de cloud computing, é interessante conhecer os serviços disponíveis para quem deseja usufruir dessa tecnologia em seu cotidiano. Dentre as diversas opções, algumas se destacam:
- SaaS (software como serviço) — o SaaS permite o uso de softwares sem a necessidade de se adquirir uma licença. Por meio da nuvem, é possível usufruir dos recursos, seja no modo demonstrativo ou por meio de assinaturas mensais;
- PaaS (plataforma como serviço) — o PaaS permite e contratação de um ambiente em que é possível criar, modificar e adaptar o sistema de acordo com as demandas da empresa;
- IaaS (infraestrutura como serviço) — o IaaS permite o aluguel de recursos de infraestrutura, como hardwares, datacenters e servidores. Nesse caso, somente o que é utilizado para a transmissão e armazenamento de dados é cobrado do usuário.
Conforme visto, o cloud computing é uma tecnologia que ainda pode contribuir bastante para o cotidiano das empresas e pessoas. A flexibilidade e mobilidade proporcionadas são elementos fundamentais para o desenvolvimento dos negócios e podem ser muito bem aproveitadas por você. Por isso, aproveite o que aprendeu e comece a usufruir de todo o potencial da computação em nuvem.
Gostou deste post? O que acha de aprofundar um pouco mais seus conhecimentos? Veja como a internet tem contribuído para diversas mudanças no mundo!